今回は、リモートワークと切っても切り離せない、テキストコミュニケーションについて私なりの考えをまとめてみましたので、ここに発信したいと思います。
ところで、コロナ対策として、ある程度強制的に急激にリモートワークが日本で開始・普及してきたと思いますが、リモートワーク出来ていますでしょうか？まだまだコロナの拡大は止まらず、医療従事者の方々には頭が下がる思いでいっぱいです。社会を守るため、身近な人の命を守るため、自分の命を守るため、可能な限り人の接触を減らしつつ、経済活動を続けていくために、リモートワークを率先していきたいと思います。
リモートワークは、メリットもデメリットもあると感じてると思います。今だけでなく、アフターコロナの世界は、コロナ発生以前の世界には戻らず、新しい働き方が求められることになると思うので、今のうちからいち早くこの新しい働き方に慣れていきましょう。
リモートワークのメリットとデメリット
（よく言われる）リモートワークのメリット
企業にとってのメリットとしては、まず、トップライン（売上、収益）Upへの貢献が挙げられます。物理的・地理的要因にとらわれず、ビジネスを推進できたり、地方や海外にいる優秀な人材も確保できるようになります。また、コスト削減への貢献が挙げられます。大規模なオフィスが不要となり、間接コストが減る他、強制的に紙媒体ではなくPDFでのやり取りになるので、印刷コストが減る、などのコスト削減効果が生まれてくることになると思われます。
従業員にとってもメリットがあります。満員電車に乗って会社に行くことが不要になる、物理的・地理的要因にとらわれず、地方や海外でも仕事ができるようになります。自分の好きな場所・時間で、集中して業務できるということが挙げられると思われます。
（よく言われる）リモートワークのデメリット
よく挙げられるのが、リモートワークを実現するために会社の設備にコストがかかる、押印や紙媒体の経費処理などがあるためオンサイトではないと仕事が進まない、コミュニケーションが減ってしまい部下の仕事のが把握できない、労務管理が出来ない、会議がやりづらいということをデメリットに挙げられる方々がいます。こんな、旧石器時代の人達のデメリットのために、リモートワークを諦めてしまうと、日本経済は一気に失墜するところまで行ってしまうと思います。
リモートワークの実現に不可欠な要素
リモートワークの実現に不可欠な要素に「テキスト化するコミュニケーション」が上げられると思われます。「コミュニケーションをテキスト化」することで、先に述べたデメリットは解消できるだけではなく、メリットも拡大し、受ける恩恵はもっと拡大していくと思っています。
コミュニケーションの認識そのものの課題
コミュニケーションと情報は別物である
『コミュニケーションと情報は別物である』ということを強く認識しましょう。この違いを認識できていないことそのものが課題となります。 コミュニケーションの目的はきちんと共通認識を持つことです。 単に情報を伝達するという情報共有だけではプロジェクトは成功しません。 共通認識と単なる情報共有とを区別してコミュニケーションを図る必要があります。
人間は知覚を期待していることのみ知覚する
相手が話している内容の真の内容を理解しようとしていますか？言葉尻を捕らえたり揚げ足を取ったりしていませんか？『人間は知覚を期待していることしか知覚しない生き物である』ということを強く認識しましょう。 こういうことを言っているだろうと決めつけて聞いてしまうため、認識違いが生まれます。 相手に内容を確認しながら話を聞く “Active Listening”を心掛ける必要があります。
コミュニケーションは相手への要求である
先ほどの課題は話を聞く受けての課題でしたが、今度は話を発する話し手の課題です。『受け手の期待を理解して話をする必要がある』ということを強く意識しましょう。 相手にうまく伝わらないのは自分の言いたい意見を発しているだけだからです。 相手の期待に反するようなことを伝えても、相手に上手に伝わらりません。 意思疎通の受け手の期待を把握し、納得してもらうことを心掛ける必要があります。 関係者のバックグラウンドや経験が異なる状況においては、認識齟齬が生まれやすく、そこからシステムの仕様齟齬等の重大なプロジェクトリスクにつながる可能性が一層大きくなります。
コミュニケーション方法・ツールの課題
Eメールはコミュニケーションに不向き
Eメールというツールは、コミュニケーションには不向きです。たとえば、To/CCに入っていない人は情報が共有されない。あとからアサインされた人は過去メールを転送してもらうことが必要となります。 大量のメールから自分に必要なメールを見つけ出すことに時間を浪費し生産性にも逆行します。 社内のみの情報共有にもかかわらずSMTP通信を利用することにより、誤送信等、情報漏洩に気を遣う必要があるということも問題です。
上司からの口頭指示・ゆるふわな指示
薄いインプットしかなく、アウトプットイメージの共有もない。この時点では自分でも明確なアウトプットイメージは持っていない上司が多いです。一方、人間は、目に見えるものには批判をしやすいのでスタッフが作成した資料については細かく突っ込みを入れてきます。結果、何度もやり直しが発生したり、レビュー時間が長くなったりします。
チーム毎/階層毎にExcel管理表を使ったすり合わせ会議
Excel文化では、課題の進捗が複数チーム含む全体で一元管理できず、メンバー間と階層毎に内容のすり合わせ作業が必要。チームリーダーは自分のチームの進捗会議に加え、リーダー間の進捗会議、その上の階層との進捗会議に出なくてはならず、会議で日中が終わってしまう。 使いづらいツールの利用に加えて、対面・口頭によるコミュニケーションを原則としてしまうことが多く、コミュニケーションに係るコストが膨大となってしまいます。
コミュニケーション改革における対応方針
ビジネスチャットツールの利用
Eメールではなく、ビジネスチャットツールを利用しましょう。Skype、Teams、ZOOMなど、様々なツールが出てきていますが、『ビデオ会議ツール』としてだけではなく、『ビジネスチャットツール』として利用することで、いかに上げるような大きなメリットを享受することが出来ます。
口頭伝達ではなくテキスト伝達を徹底することによる効率化
F2F(Face to Face)の会議のみで完結する会議を可能な限り減らすことが望ましいと考えます。ビジネスチャットツールを使用してあとからでも他者の意見も確認できるようにするのが望ましいと考えます。 当然のように存在している「情報共有」のための定例会議（日次・週次等）を可能な限り減らすことが望ましいと考えます。共有すべき情報は、ビジネスチャットツール上に投稿することで実現できます。 持ち回りで担当者が進捗を報告するような会議を可能な限り減らすことが望ましいと考えます。チャットツール上で進捗状況を投稿することで実現可能となります。
検討結果だけではなく検討経緯を書き残すことによる生産性向上
チャットツールを利用することで検討経緯を残すことができます。ディスカッションを口頭のみで終わせるのではなく、また、結果のみ記すのではなく、検討経緯を書き出すようにしましょう。そうすることで、プロジェクトやチームに後から入ったメンバーもそれを追うことで経緯を知ることができるようになります。
上位者が口頭でごまかさず文章で指示することによる明確化
テキストにすることで上位者側にもメリットが生まれます。人に伝える前に論理的に考える癖がつきますし、内容に抜け漏れが発生する余地を減らすことができるようになります。 資料のレビューも（可能な限り）チャットツール上で行いましょう。フェイストゥフェイスのレビュー会議をしても、口頭で話した内容を、話ながらビジネスチャットツール上に同時に書きながらレビューを進めていきましょう。重要なのは、レビューワーは思いつきではなく適切なコメントをテキストで残すことを要求されるということになりますので、やっぱり違ったといったことをあとから発生することを防ぐことができるようになります。
コミュニケーション改革において重要なこと
重要なことは、ツールではなく、プロアクティブに助け合う精神
重要なことは、ツールではなく、プロアクティブに助け合う精神です。NGなアクションとして、他人の意見の批判だけをし、対案を出さないこと、縦割りの領域に甘んじ、ポテンヒットを拾わないばかりか他者に押し付けること、誰かが課題解決することをリアクティブに待つだけ、といったことはNGです。 目指すアクションとしては、助け合いや意見の出し合いの土壌があること、自分の担当領域にコミットメントを持ちつつ、他者の領域にオーバラップすること積極的に課題解決に向けたアクションをとることということがとても重要であると私は考えます。
組織、チーム、として必要なことは、プロアクティブに助け合う精神です。その必要性をトップダウンでメンバーに説きいていくことももちろん最低限必要となりますが、一方でトップダウンだけでなくメンバー側もボトムアップでこのような雰囲気を作っていくことが非常に重要となります。
真に重要なことは、コミュニケーションを行うためには、同じ経験をし、同じ共通認識を持つことが非常に重要となります。これを、同じコンテクストを持っているという言い方をします。 同じコンテクストを持てるようになるためには、日々のあいさつなどの日常のコミュニケーションそのもの、議題に対して自らの意見を持ち発信し、他者の意見を求めるという日々のワイガヤなど、自由闊達な意見を言い合うことが真に重要だと思っています。
0 件のコメント :
コメントを投稿